Definiranje parametara izvještavanja o radnom učinku djelatnika u velikoj knjižnici – studija slučaja Nacionalne i sveučilišne knjižnice

Sažetak

Cilj. U knjižnici koja je velika po broju zaposlenih i fondu, a složena po broju radnih procesa i aktivnosti koje se u njoj obavljaju, potrebno je omogućiti učinkovito upravljanje procesima. Jedan od ključnih preduvjeta za to jest ispravno i ažurno izvještavanje o radu. Povjerenstvo za uvođenje promjena u kvartalnom izvještavanju djelatnika Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu (NSK) imalo je dvostruku zadaću: kao prvo izraditi novu shemu vrednovanja učinkovitosti rada djelatnika kroz kvartalno izvještavanje o radu djelatnika u NSK, a kao drugo normirati poslove ustrojenih radnih mjesta na razini jedinice rada i vremena potrebnog za izvršenje jedinice rada.

Pristup/metodologija/dizajn. Za obavljanje zadatka osmišljen je inovativni metodološki okvir za novi model kvartalnog izvještavanja. Metodološki je postupak uključio analizu dotadašnjeg sustava izvještavanja, analizu dokumenata knjižničarske struke (smjernice i standarde), analizu dostupnih rješenja dobre prakse iz drugih knjižnica te vlastito osmišljavanje novog modela izvještavanja. Nakon izrade novog modela, on je testiran te je provedena edukacija djelatnika prije početka službenog izvještavanja.

Rezultati. Rezultati provedenih analiza pokazali su da dotadašnji sustav nije zadovoljavao potrebe djelatnika ni rukovodstva NSK-a. Naime iz analiza proizlazi da postojeće smjernice i standardi knjižničarske struke ne mogu odgovoriti ovom specifičnom zadatku. S druge strane Povjerenstvu nisu bila u očekivanoj mjeri dostupna rješenja dobrih praksi drugih knjižnica. Stoga je izrađen nov inovativni model sustava izvještavanja djelatnika velike knjižnice koji je uspio realnije nego prije prikazati rad svakog djelatnika NSK-a.

Praktična primjena. Opisani model izvještavanja o radu djelatnika NSK-a primijenjen je u praksi u testnoj fazi. Tako novi model sustava izvještavanja poslužio je kao polazište za realnije izvještavanje o radu svakog djelatnika NSK-a, a analogno tome i djelatnika svake velike i složene knjižnice.

Originalnost/vrijednost. U ovom radu prikazuje se model izvještavanja o radu djelatnika velike knjižnice čija je originalna vrijednost u tome da je izrađen prema potpuno vlastitoj metodologiji za definiranje parametara izvještavanja. Posebna je vrijednost da je model primjenjiv za bilo koju vrstu velike knjižnice koja ima diversificirane procese i aktivnosti te čiji djelatnici obavljaju specijalizirane poslove. Uvođenjem inovativnih parametara kao što je stupnjevanje složenosti posla moguće je mnogo lakše opisati realne poslove koje djelatnici mogu prepoznati kao svoje. To dovodi do preciznijeg i realnijeg izvještavanja o radu, što je osnova za bolje upravljanje radnim procesima.